Muistilista onnistuneen etäkokouksen järjestämiseen

Etäkokouksen järjestäminen on täynnä pieniä yksityiskohtia, jotka vaikuttavat merkittävästi osallistujien kokouskokemukseen. Hyödynnä alla olevaa vinkkilistaa, kun suunnittelet etäkokousta. Vinkit ovat tekniikkariippumattomia.

Yleistä

Videokokousten on hyvä olla lyhyempiä, valmistellumpia ja johdetumpia kuin lähikokousten, koska ne vaativat keskittymistä ja kokoukseen osallistuminen voi olla paikassa, jossa työrauha vaihtelee.

  • Tyypillisimmät haasteet
    • Eleitä/ilmeitä/äänenpainoa on vaikeata tulkita.
    • Hiljaiset hetket eivät ole luontevia.
    • Omien kasvojen näkyminen voi ujostuttaa ja esillä oleminen väsyttää.
    • Isossa videokokouksessa yksilö katoaa ja omaa asiaa on vaikeata tuoda esille.
    • Puheliaat ihmiset varastavat shown.
    • Tekniikka ja verkot saattavat aiheuttaa ongelmia.
  • Ratkaisut haasteisiin voivat olla esimerkiksi
    • Hyvät ennakkovalmistelut
    • Käytetyn tekniikan testaaminen ja tunteminen
    • Äänen, valaistuksen ja taustan optimoiminen
    • Esiintyjien mikrofonien hallitseminen
    • Järjestä riittävästi taukoja
    • Mieti kokoukseen selkeät käyttäytymissäännöt, esimerkiksi
      • osallistujat pitävät mikrofonit suljettuina, elleivät ole äänessä
      • chatin käyttäminen kysymyksiin ja kommentteihin
      • puheenvuoron pyytäminen esimerkiksi raise hand -toiminnolla, chatin kautta tai avaamalla oma videokamera, tai mikä kussakin käytettävässä tekniikassa on mahdollista.

Ennen kokousta

  • Liitä kokouskutsuun:
    • linkki kokoukseen
    • agenda ja aikataulu
    • tekniset vinkit kokoukseen osallistumiseksi osallistujille
    • tiedosto, joka sisältää kaikki kokouksessa tarvittavat aineistot tai tiedon, mistä ne löytyvät.
    • kerro, jos odotat osanottajien osallistuvan keskusteluun. Valmistaudu myös itse keskusteluttamaan. Mieti aktivointihetket ja kysymykset etukäteen.
    • kerro, jos haluat, että videot pidetään päällä koko ajan tai vaikkapa vain aluksi tervehtimisten aikana.
    • ennakoi tiedustelemalla, jos käsiteltävästä aiheesta tai kutsussa lähetetystä materiaaleista on kysyttävää tai kommentoitavaa.
  • Tunne ja testaa käytetty tekniikka, testaa mm. näytön jakamista ja osallistujien mikrofonin mykistämistä.
  • Jaa kokousdokumentit ja työtila osallistujille.
    • Jaa dokumentti, johon ihmiset voivat kommentoida etenkin, jos kommentteja on tarve työstää jälkikäteen.
  • Käytä ennakkoviesteissä luovasti ääntä ja kuvaa.
  • Testaa tekniikka ja yhteydet sekä optimoi tausta, valot ja äänet.
  • Aseta kuvaava laite niin, että se on samalla tasolla kasvojesi kanssa – ei ylä- eikä alaviistossa.
  • Pyydä jotakuta toista pitämään muistiota kokouksen aikana.

Kokouksen aikana

  • Kokouksen järjestäjä ja esiintyjät 5-30 min ennen kokouksen alkua paikalle!
  • Ennen virallisen osuuden alkamista ota vapaamuotoinen kontakti kaikkiin/joihinkin osallistujiin vuorovaikutuksen luomiseksi.
  • Kertaa kokouksen säännöt osallistujille, esimerkiksi:
    • Mikrofonit kiinni, ellei puhu.
    • Videoyhteys päällä/pois.
    • Keskustelu ja keskusteluun osallistumisen säännöt.
  • Kertaa kokouksen agenda
  • Pyri vuorovaikutukseen ja osallista ihmisiä tasaisin väliajoin.
  • Jaa osallistujat pienempiin ryhmiin silloin, jos jotain aihetta pitää työstää.
  • Lopuksi kerro jatkot ja mistä kokouksen dokumentit löytää.
  • Pyydä palautetta kokouksen onnistumisesta.

Kokouksen jälkeen

  • Kirjoita heti kokouksen jälkeen itsellesi muistiin kokouksen aikana syntyneet esim. tekniset ongelmat ja niihin löytetyt ratkaisut seuraavia kokouksia varten.
  • Testaa ja toteuta palautteissa esitetyt korjausliikkeet ennen seuraavaa kokousta.